Ripartenza di Gennaio e riunioni in Azienda, come renderle davvero utili? Chiunque abbia un minimo di esperienza d’azienda sa che le riunioni sono “croce e delizia” (ma spesso solo croce). Vediamo il perché e come fare a renderle davvero utili.
Di solito accade che le riunioni siano viste come la strada naturale del management che cerca in tutti i modi di cogliere, dal trust delle menti pensanti, l’idea vincente per risolvere problemi. In realtà le riunioni funzionano con le dinamiche del gruppo. Dinamiche che spietatamente soggiaciono a regole imposte dal nostro essere umani e gregari. Le idee non si formano o non vengono esplicitate oppure la riunione non fa altro che ratificare lo status quo.
Vediamo i quattro principali meccanismi che determinano l’inefficacia (o la parziale efficacia) della riunione aziendale:
Chi indice la riunione è in grado di influenzare fortemente, per il ruolo che riveste, il gruppo delle persone coinvolte: il ben noto esperimento di Asch sul conformismo ne è la rappresentazione. Questo meccanismo si esplicita nel fatto che se un leader (o un capo) esprime un’opinione o un’idea, tutti involontariamente gli vanno dietro. E l’effetto “confronto costruttivo” è annullato.
Il secondo meccanismo deleterio della riunione è che, se questa non è moderata oppure organizzata nel modo giusto, prendono la parola i più sicuri di sé o i più spigliati, mentre le idee o i progetti portati da persone che non amano mettersi in vista rimangono inascoltati o addirittura inespressi. E non è detto che i più comunicativi abbiano idee migliori degli altri.
Il terzo meccanismo riguarda la naturale propensione delle persone a fare gruppo o ad aggregarsi per omogeneità di ruolo o di pensiero. Questo porta alla creazione automatica di sottogruppi e di “portavoce” di gruppo che si fanno carico delle istanze di tutti ma non del pensiero dei singoli individui che non sentono più l’esigenza di intervenire quand’anche le idee espresse dal portavoce non siano precisamente quelle che il singolo voleva rappresentare.
Ultima, ma non per importanza, è la questione “tempo”. In questo caso la regola del “meno è meglio” è da considerarsi aurea. La durata della riunione è fondamentale, maggiore è il tempo dedicato alla stessa, minore è probabilmente la sua efficacia.
Premesso tutto ciò torniamo al tema. Le riunioni in Azienda, come renderle davvero utili.
La soluzione alla prima dinamica del gruppo è che chi indice la riunione parli per ultimo. In questo modo non si crea nessun effetto conformistico o di piaggeria.
La seconda soluzione è quella della creazione di una lista degli interventi e la moderazione della riunione da parte di una persona che dia la parola a turno a tutti i partecipanti. O, meglio ancora, sarebbe utile che chi indice la riunione inviasse in anticipo un memorandum a tutti i partecipanti con le tematiche e l’obiettivo che ci si aspetta di raggiungere.
La soluzione al terzo meccanismo si può trovare nell’attenta pianificazione e nell’assegnazione dei posti al tavolo riunione secondo una lista prestabilita (come avviene nelle cene di matrimonio). Chi guida l’azienda conosce i gruppi e i loro interessi o istanze e quindi può spezzare l’aggregazione automatica prima ancora che si espliciti.
La soluzione per la questione “tempo” è facilmente intuibile: definire (e poi rispettare) la durata della riunione. Ma come definire il tempo giusto? Una soluzione potrebbe essere seguire la celebre “regola delle due pizze”, inventata da Jeff Bezos. Le riunioni dovrebbero durare giusto il tempo di due pizze per tutto il team. In caso contrario, la riunione è probabilmente troppo lunga e poco produttiva. Inoltre la riunione deve coinvolgere meno persone possibile e deve essere preceduta dalla lettura silenziosa di ciascuno di un memorandum di sei pagine…
